Kurz gesagt
Eine Eventdokumentation hält Vorträge, Ergebnisse und offene Aufgaben so fest, dass sie Monate später noch nutzbar sind. Wer Aufzeichnung, Auswertung und Nachbereitung vor dem Termin plant, hat hinterher Material statt Erinnerungen.
Der Abbau beginnt, während die letzten Teilnehmenden noch im Foyer stehen. Später am Abend sieht der Saal aus wie am Morgen davor. Was an Vorträgen, Diskussionen und Zwischenrufen zusammengekommen ist, existiert dann nur noch in Notizbüchern, in Fotos auf Handys und in Köpfen, die am nächsten Tag wieder mit anderem beschäftigt sind.
Das ist der Normalfall. Es ist aber kein Naturgesetz.
Was nach dem Veranstaltungstag von den Inhalten übrig bleibt
Fachveranstaltungen wirken nicht nur am Tag selbst. Eine Studie zu acht Geschäftskonferenzen in Kanada und Deutschland, die in der Fachliteratur zum Wissenstransfer auf Konferenzen ausgewertet wurde, beschreibt vier Wege, auf denen Wissen von einer Konferenz in die Praxis gelangt: Problemlösungen und Feedback, Verbesserungen und Neuentwicklungen von Produkten, Inspiration durch Branchentrends sowie der Aufbau geschäftlicher Netzwerke. Alle vier brauchen Zeit. Eine Produktidee, die im Workshop entstanden ist, wird nicht am Freitagnachmittag umgesetzt, sondern im Quartal danach.
Genau in dieser Zeitspanne arbeitet das Vergessen. Zur Nachbereitung gibt es dazu einen belastbaren Befund: In einer untersuchten Konferenz-Lernintervention erzielten Teilnehmende, die wiederholt Quizfragen bearbeiteten, rund 5,5 Monate nach der Veranstaltung eine signifikant bessere Wissensretention als Gruppen, die ohne Quiz wiederholt lernten oder gar keine Nachbereitung erhielten. Der Effekt hing also nicht am Programm des Veranstaltungstages, sondern an dem, was danach kam.
Für Veranstalter heißt das: Der Teil Ihrer Arbeit, der die längste Wirkung hat, liegt außerhalb des Veranstaltungstages. Und er braucht Material, auf das man zurückgreifen kann.
Welche Inhalte eine Eventdokumentation aufnehmen sollte
Eine vollständige Aufzeichnung jedes Programmpunktes ist selten sinnvoll. Die Auswahl sollte vor dem Termin stehen, nicht währenddessen.
Vorträge mit Bestandswert
Grundsatzreferate, Überblicksvorträge und Einordnungen von Entwicklungen halten länger als ein Quartal. Sie eignen sich für eine Aufzeichnung in voller Länge, weil sie auch ohne Saalatmosphäre verständlich bleiben.
Diskussionen und Panels
Podien leben vom Widerspruch und altern schneller. Hier sind kurze Ausschnitte oft nützlicher als das ganze Panel am Stück: die eine Antwort, an der sich der Konflikt zeigt, die Stelle, an der jemand eine Zahl nennt.
Das, was nicht auf der Bühne passiert
Ergebnisse aus Arbeitsgruppen, Flipcharts, gesammelte Fragen aus dem Publikum, offene Punkte mit Namen dahinter. Das ist kein Videomaterial, gehört aber in dieselbe Dokumentation. Eine Eventdokumentation kann neben Beiträgen und Ergebnissen auch Erkenntnisse, offene Aufgaben, Verantwortlichkeiten und spätere Umsetzungsschritte nachvollziehbar festhalten. Dieser Teil kostet wenig und wird am häufigsten vergessen.
Die Nachbereitung entsteht vor dem Termin
Das britische Toolkit zur Wirkungsmessung von Veranstaltungen, veröffentlicht von der britischen Regierung, empfiehlt Datenerhebungen vor, während und nach dem Event, damit sich die Zielerreichung anschließend auswerten lässt. Dieselbe Leitlinie rät, passende Key Performance Indicators auszuwählen und die Erhebung an den Veranstaltungszielen auszurichten.
Praktisch bedeutet das drei Festlegungen, die in die Programmplanung gehören:
- Welche Programmpunkte aufgezeichnet werden, in welcher Form, und wer dem zustimmt. Das klären Sie mit den Vortragenden, solange das Programm noch entsteht.
- Welche Daten Sie überhaupt erheben wollen, und zu welchem Zeitpunkt. Eine Befragung einige Monate nach der Tagung braucht einen Verteiler, den Sie am Veranstaltungstag anlegen.
- Wer das Material anschließend auswertet und veröffentlicht. Ohne Zuständigkeit liegt eine Aufzeichnung auf einer Festplatte, und das war es.
Die OECD empfiehlt für die Wirkungsmessung von Kultur-, Sport- und Geschäftsveranstaltungen eine Betrachtung über den gesamten Veranstaltungszyklus: eine Vorab-Bewertung, eine laufende Evaluation während der Veranstaltung und eine Betrachtung langfristiger Ergebnisse und Wirkungen danach. Als mögliche Messhorizonte nennt sie unter anderem ein, fünf und zehn Jahre nach der Durchführung. Für eine jährliche Fachtagung sind zehn Jahre eine theoretische Größe. Der Gedanke dahinter trägt trotzdem: Wer nur am Veranstaltungstag misst, misst die Stimmung, nicht die Wirkung.
Zahlen allein sagen zu wenig
Für die Wirkungsmessung empfiehlt die OECD, Kennzahlen und Befragungsdaten mit qualitativen Informationen zu kombinieren, um auch Entstehung, Kontext und mögliche unbeabsichtigte Wirkungen zu erfassen. Die Zahl der Anmeldungen und die durchschnittliche Bewertung auf dem Feedbackbogen sagen wenig darüber, ob jemand eine Kooperation angebahnt hat oder eine Arbeitsanweisung im eigenen Haus geändert wurde.
Wenn Sie befragen, hängt die Aussagekraft an der Stichprobe. Die OECD empfiehlt bei eigener Erhebung eine zielgruppengerechte Stichprobe und eine ausreichende Zahl von Befragten für statistisch belastbare Ergebnisse. Eine Handvoll Rückläufer aus einem großen Verteiler ist ein Stimmungsbild, kein Ergebnis. Das darf man so nennen, statt daraus eine Prozentzahl für den Jahresbericht zu bauen.
Dazu kommt die organisatorische Seite. Die OECD nennt für belastbare Dokumentation eine Datenstrategie mit klaren Zuständigkeiten für die Erhebung, Eigentum an den Daten, Erhebungsfristen, Berichtsstandards sowie Datenschutz- und Ethikvorgaben. Das klingt nach Verwaltung und ist bei wiederkehrenden Veranstaltungen der Unterschied zwischen vergleichbaren Reihen und einem Stapel unverbundener Umfragen.
Vom Rohmaterial zu etwas, das jemand ansieht
Eine Aufzeichnung ist noch kein Inhalt. Eine zweistündige Totale auf eine Bühne wird selten zu Ende gesehen. Aus den Vorträgen entstehen in der Nachbearbeitung einzelne Videos pro Beitrag, dazu kurze Ausschnitte, die sich einzeln verschicken und in Programmen des Folgejahres zeigen lassen.
Diese Stücke haben unterschiedliche Adressaten. Teilnehmende nutzen sie zur Auffrischung, und hier greift der Befund zur Nachbereitung: Wiederholter Kontakt mit dem Stoff über Monate hinweg wirkt auf die Behaltensleistung. Wer nicht dabei war, bekommt einen Eindruck vom Niveau Ihrer Veranstaltung, der aus einem Programmflyer nicht entsteht.
Vorher sollte feststehen, was aufgezeichnet wird und was nicht: welche Räume, welche Beiträge, welche Sessions außen vor bleiben. Wir zeichnen auf, was vereinbart ist. Diese Abgrenzung ist die Voraussetzung dafür, dass am Veranstaltungstag niemand mehr diskutieren muss.
Was daraus folgt
Die Quellenlage stützt einen einfachen Schluss: Wissenstransfer von Fachveranstaltungen passiert nach dem Veranstaltungstag, Nachbereitung beeinflusst, wie viel davon hängen bleibt, und Wirkung lässt sich nur messen, wenn vorher festgelegt wurde, was gemessen wird. Alle drei Punkte verlangen Entscheidungen in der Planungsphase, nicht im Nachgang.
Für Veranstalter heißt das konkret: Nehmen Sie die Dokumentation in dieselbe Zeile Ihres Projektplans wie Technik und Catering. Sprechen Sie mit den Vortragenden über die Aufzeichnung, wenn Sie die Zusagen einholen. Legen Sie fest, wer das Material nach der Veranstaltung bearbeitet und wo es liegt.
Sie planen selbst eine Fachveranstaltung? Wir begleiten sie mit Technik, Aufzeichnung und Videos. Aus den Vorträgen werden Videos und kurze Ausschnitte. Ihren Termin können Sie bei fachevents.de eintragen, das kostet nichts.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Eventdokumentation?
Neben Aufzeichnungen der Beiträge gehören Ergebnisse, offene Aufgaben, Verantwortlichkeiten und geplante Umsetzungsschritte hinein. Erst diese Kombination macht die Dokumentation Monate später brauchbar.
Wann sollte ich die Nachbereitung planen?
Vor der Veranstaltung. Das britische Toolkit zur Wirkungsmessung empfiehlt Datenerhebungen vor, während und nach dem Event, damit sich die Zielerreichung anschließend auswerten lässt.
Bringt Nachbereitung messbar etwas?
In einer untersuchten Konferenz-Lernintervention erzielten Teilnehmende mit wiederholten Quizfragen rund 5,5 Monate nach der Veranstaltung eine signifikant bessere Wissensretention als Gruppen mit wiederholtem Lernen ohne Quiz oder ganz ohne Nachbereitung.
Welche Kennzahlen eignen sich für Fachveranstaltungen?
Die britische Leitlinie empfiehlt, die Key Performance Indicators an den Zielen der jeweiligen Veranstaltung auszurichten. Die OECD rät ergänzend, Kennzahlen und Befragungsdaten mit qualitativen Informationen zu kombinieren.
Muss jeder Programmpunkt aufgezeichnet werden?
Nein. Sinnvoll ist eine Auswahl, die vor dem Termin feststeht und mit den Vortragenden abgestimmt ist. Aufgezeichnet wird, was vereinbart ist.
