Die digitale Personalakte - Chancen und Stolpersteine bei der Einführung

Für Personalverantwortliche und Datenschutzbeauftragte im öffentlichen Dienst, die vor der Aufgabe stehen, analoge Aktenordner durch digitale Systeme abzulösen, bietet das Online-Seminar des Kommunalen Bildungswerks e. V. am 28.09.2026 fundierte Orientierung. Die Einführung einer digitalen Personalakte verspricht zwar schnellere Zugriffe und geringere Lagerkosten, bringt jedoch erhebliche rechtliche Hürden mit sich. Die Veranstaltung beleuchtet detailliert, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zwingend erforderlich sind, um den Vorgaben des Datenschutzes gerecht zu werden. Ein typischer Stolperstein in der Praxis ist die unzureichende Definition von Zugriffsrechten, wenn mehrere Abteilungen auf dieselbe Akte zugreifen müssen. Das Seminar erläutert, wie Rollen- und Berechtigungskonzepte rightssicher aufgebaut werden und welche Löschkonzepte für digitale Personalakten gelten. Zudem wird thematisiert, wie Behörden mit der Herausforderung umgehen, dass Beschäftigte ein Recht auf Einsicht in ihre eigene digitale Akte haben. Die Teilnehmenden lernen, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, ohne dabei die strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen aus dem Auge zu verlieren. So lässt sich der Umstieg auf die elektronische Akte planbar und ohne rechtliche Verwerfungen gestalten.